Die Excel-Falle - wie man Geld verbrennt mit Microsoft Excel

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel ist ein ausgezeichnetes Werkzeug. Leider wird es zu oft für sich periodisch wiederholende Tätigkeiten verwendet - eines von vielen untrügerischen Rauchzeichen, wenn Prozess-Optimierung im Betrieb sinnvoll ist und einen wirtschaftlichen Nutzen in Form von tieferen Kosten bringen würde.

Wie man Geld verbrennt mit Microsoft Excel

 

Das missbrauchte Excel

Excel ist aus der Wirtschaftswelt nicht mehr wegzudenken. Und schon gar nicht aus Forschung und Entwicklung. Es ist zum zentralen Berechnungsmittel für alles und jedes schlechthin geworden. Schon ist eine ganze Generation herangewachsen, die wegen Excel mit der Bedienung eines Taschenrechners genauso überfordert ist wie mit dem Kopfrechnen. Diese Feststellung mag Ihnen als gesuchte Pointe erscheinen, es ist aber die pure Realität.

Excel eignet sich für alles. Für die Verwaltung von Kochrezepten ebenso wie für die Berechnung von Umlaufbahnen zukünftiger Raumfähren um Venus, Jupiter oder Saturn.

Doch es gibt einige Ausnahmen, für die Excel nicht gebaut wurde und für die es sich demnach auch nicht eignet. Dummerweise sind es genau jene Zwecke und Anwendungen, für die Excel häufig missbraucht wird:

Excel ist ein Datenberechnungs- und Auswertungsprogramm. Es ist ein hervorragendes Kalkulations- und Analysewerkzeug. Es eignet sich in besonderer Weise für den Zusammenzug und die Gruppierung von Auswertungen und Berechnungen aller Art und damit natürlich für die Darstellung und Sichtbarmachung spezieller Sachverhältnisse oder Probleme.

Hingegen ist Excel nicht gebaut für

  • die Verarbeitung grosser Datenmengen (nach 64'000 Zeilen ist Schluss)
  • die Verwaltung grosser Datenbestände
  • repetitive Berichte über sich dynamisch verändernde Datenströme gleichen Inhalts

Und trotzdem gibt es zahllose Betriebe, die ganze Stäbe von Mitarbeitern mit Aufgaben beschäftigen, die nichts mit dem Leistungprofil von Excel zu tun haben.

Excel-Leerlauf: Rauchzeichen...

auf die Sie achten können, zeigen wir in den folgenden Beispielen:

1. Monatsberichte ab Datenströmen

Der Landesverkaufsleiter einer renommierten Firma muss Monat für Monat mit seinem Team die gesamten Verkaufszahlen über alle Absatzpunkte geordnet nach Modell in Excel totalisieren und mit den Zahlen der amtlichen Zulassungsstellen vergleichen. Die Quelldaten werden sowohl von den Zulassungsstellen wie auch von der internen IT in gedruckter Form dargereicht. Seit zirka 20 Jahren hat sich die Datengrundlage nur unwesentlich verändert. Bis jetzt hat sich niemand um digitale Schnittstellen und automatisiertes Reporting gekümmert.

2. Auswertung der Verkaufsdaten aus mehr als 1000 Niederlassungen

Ein weiteres Unternehmen akkumuliert Monat für Monat, Jahr für Jahr die Verkausdaten mehrerer hundert Niederlasssungen weltweit mit Excel. Niemand hat jemals daran gedacht, das Zusatztool des Anbieters jener Software, welche weltweit die Datenerfassung regelt, zu evaluieren.

Hier wäre es spannend zu wissen, in welcher Zeit sich das Zusatztool amortisieren würde..

3. Merging und Matching von Datenströmen manuell mit Excel

Ein weiteres Unternehmen ist auf Gedeih und Verderb den manuellen Fähigkeiten eines begnadeten Mitarbeiters angewiesen. Nach einer vor Jahren erfolgten Zusammenlegung von Unternehmen klebt dieser auch heute noch "von Hand" die Tabellenspalten von Daten (Bonusbezüger) aus beiden Unternehmensteilen zusammen und verarbeitet das Gesamtresulat dann mit ACCESS.

Missbrauchtes Personal

Diese Beispiele sind typisch, wie periodisch sich stereotypisch wiederholende Vorgänge mit einem nicht geeigneten Werkzeug und durch überqualifiziertes Personal erledigt werden. Ganze Hochschulabgänger-Generationen werden zu Tätigkeiten verknurrt, die weit unter ihrem Ausbildungsstand und Leistungspotential liegen. Dies ist ein Missbrauch – sowohl von Mitarbeitern wie auch von Excel.

Entsprechen diese langweiligen, sich wiederholenden Tätigkeiten dem jeweiligen Jobprofil? Klüger ist es, das brachliegende Potential mit der Informatik zu automatisieren.

Mehr qualifizierte, der Ausbildung entsprechende, Tätigkeiten beugen auch der inneren Kündigung der Mitarbeitenden vor. Dies ist ein Zusatznutzen zur Prozessoptimierung.

Die Lösungen sind oft schon eingebaut

Es lohnt sich also, schon aus diesen Gründen, sich mit einem erfahrenen Profi-Berater über Verbesserungsmöglichkeiten und Prozess-Optimierungen zu unterhalten. Schlummert auch bei Ihnen im Unterbewusstsein der Gedanke, Ihre Leute befassen sich zu intensiv mit dem Reporting, so setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Optimierung durch professionelle Beratung

Jedes operative Abwicklungssystem - sei dies ein ERP-System wie zum Beispiel SAP oder eine andere Softwarelösung - verfügt über stabile Auswertungstools und / oder digitale Schnittstellen, über welche sich weitere Auswertungen leicht automatisieren lassen. Wir kennen die meisten dieser Lösungsmöglichkeiten.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

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Unsere Art der Beratung ist modular aufgebaut. Ganz nach Ihren Bedürfnissen umfasst unsere Beratung Ihr ganzes Projekt oder wichtige Teilbereiche davon. In vielen Fällen ist die externe Beratung ein Glücksfall. Profitieren Sie von der Erfahrung ausgewiesener Experten bei

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ISBN 978-3-905413-15-1Â