Auftragsabwicklung optimieren, Fallbeispiel

Ausgangslage:

Ein Handelsunternehmen wollte infolge Wachstums nicht zusätzliches Administrationspersonal einstellen um das Auftragsvolumen zu bewältigen. Deshalb erhielten wir den Auftrag, die Auftragsadministration zu überprüfen und Prozessoptimierungen zu realisieren.

Unsere Analyse:

Die Prozessanalyse hat ergeben, dass im Ablauf zu viel Papier (z.B. 7 Lieferscheine, 3 bis 4 Kommissionier Scheine usw.) ausgedruckt und bearbeitet wird. Jede Fachabteilung hat zudem die bearbeiteten Dokumente separat in Ordnern archiviert (unnötige Archivierungs- und Dokumentensuchvorgänge). Im Lager wurde konventionell mit Rüstpapieren kommissioniert.

Umsetzung

Zusammen mit den Fachstellenleitern wurden ergänzend zum bestehenden ERP-System eine beleglose Kommissionierung sowie ein vereinfachtes Ausfuhrverfahren erfolgreich eingeführt. Die Lieferscheine und Rechnungen werden neu durch das ERP-System automatisch archiviert, ohne manuellen Eingriff.

Der optimierte Zustand:

Neben einer effizienteren Administration konnte auch die Qualität der Auslieferungen (weniger falsche Lieferungen) verbessert werden, was sich auf eine gesteigerte Kundenzufriedenheit auswirkt.

Urteil des Kunden:

Der Berater wurde als Projektleiter für diese Prozessoptimierung engagiert. Er entlastete die Geschäftsleitung wirkungsvoll und führte unser Team gezielt zu einem erfolgreichen Projektabschluss.

CMS: Rent-a-Site.ch