Weltweites Outsourcing, Fallbeispiel

Weltweites Outsourcing der IT-Dienste und Starten eines SAP-Projektes

Ausgangslage:

Ein stark wachsendes High-Tech-Unternehmen mit Tochterunternehmen in Asien und den USA beabsichtigte weltweit mittels Prozess-Standardisierung das ERP-System SAP einzuführen und die gesamten IT-Dienste einem Outsourcing-Unternehmen zu übertragen. Das Management verfügte nicht über die notwendige Expertise, um die anstehenden Projekte weltweit zu starten. Unser Engagement lautete: Ausarbeiten der Verträge und organisieren des Projektstartes mit einem bereits ausgewählten Anbieter.

Unsere Analyse:

Nach Einarbeitung in das Projekt stand für uns fest, dass der ausgewählte IT-Dienstleister die erforderlichen Experten für das SAP nicht verfügbar hat. Die vorgelegten SAP-Projektpläne hatten eher etwas mit einem „Jugend forscht Projekt“ zu tun als mit einem straff geführten SAP-Projekt mit Erfolgsaussichten.
Die vorliegenden Vertragsdokumente für die weltweiten IT-Outsourcing-Dienstleistungen hatten dermassen viele unbekannte bzw. nicht definierte Leistungen, dass es nach einem Kostenfass ohne Boden für unseren Mandanten roch. Zudem hätte die gesamte IT-Truppe des Unternehmens in die Dienste des Outsourcers übertreten sollen. Damit wäre auf einen Schlag das gesamte Prozess-Knowhow des Unternehmens in fremde Hände übergegangen, womit mein Kunde dem Dienstleister auf Gedeih und Verderben ausgeliefert gewesen wäre.

Umsetzung:

In einem ersten Schritt einigten wir uns mit dem Management, dass wir die IT-Strategie wie folgt ändern:

  1. Es wird ein SAP-Beratungspartner evaluiert, welcher über nachgewiesene Kompetenz für ein internationales Projekt verfügt. Mit dem ausgewählten Beratungspartner soll das SAP-Projekt weltweit gestartet werden.
  2. Für die erforderliche IT-Infrastruktur (Rechner, weltweite Netzwerke, Helpdesk, usw.) wird ein externer Partner gesucht (Outsourcing Rechenzentrum).
  3. Auf- bzw. Ausbauen der eigenen IT-Mannschaft, sodass die IT-Kernkompetenz für die weltweiten IT-Dienste des Unternehmens inkl. SAP-Beratung im Unternehmen verbleibt.
  4. Unser Auftrag lautete nun: Evaluieren des Beratungsunternehmens, Anstossen der externen Rechenzentrumsdienstleitungen und Mithilfe beim Aufbau der eigenen Projektmannschaft.

Der optimierte Zustand:

Zwei Jahre nach Auftragsstart konnte das Unternehmen die erfolgreiche Implementation der SAP-Prozesse feiern. Die Rechnerkapazitäten wurden wie geplant einem externen Rechenzentrum übergeben und die erweiterte eigene kompetente  IT-Mannschaft ermöglichte es dem Unternehmen schneller, flexibler und kostengünstiger auf Veränderungen zu reagieren.

Urteil des Kunden:

Nach erfolgtem Projektstart das Geschäftsleitungsmitglied und Leiter Administration / Rechnungswesen:                              
Der Berater hat sehr gute Arbeit geleistet, indem er uns vor  kostspieligen Fehltritten bewahrt hat“. Der Payback für das Beratungshonorar hat ein Vielfaches (dreistellige Prozentzahl) betragen.

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